Nếu thường xuyên theo dõi tin tức về chuyển động trong thị trường agency, chắc hẳn bạn đã từng bắt gặp nhiều thông tin như thương hiệu A chính thức chọn agency B làm đối tác chiến lược một lĩnh vực nào đó: đối tác truyền thông, đối tác thiết kế, đối tác digital marketing...
Đây là ví dụ về retainer - thuật ngữ mô tả một hợp đồng giữa agency và client, trong đó client trả một mức chi phí cố định hàng tháng, quý hoặc năm cho một khối lượng công việc được thực hiện bởi agency.
Mối quan hệ này mang đến cho agency một nguồn doanh thu ổn định, còn client sẽ được ưu tiên sử dụng dịch vụ, khả năng tiếp cận nhất quán với chuyên môn của agency và thường có mức giá tốt hơn so với các hợp đồng theo dự án.
Theo teamwork.com, agency và client có thể hợp tác thông qua một số hình thức sau:
Monthly retainer - Hợp đồng theo tháng: Đây là hình thức retainer phổ biến nhất, trong đó client sẽ trả một chi phí cố định hàng tháng cho các dịch vụ đã thỏa rẻ thuận với agency. Với hình thức này, agency sẽ duy trì và thực hiện một khối lượng công việc cụ thể trong suốt thời gian ký kết.
Project-based retainer - Hợp đồng theo dự án: Khách hàng thanh toán cho một dự án cụ thể, và vẫn được hưởng các ưu đãi và dịch vụ ưu tiên của thỏa thuận retainer.
Performance-based retainer - Hợp đồng dựa trên hiệu suất: Chi phí được thanh toán dựa trên mức độ đáp ứng KPI hoặc mục tiêu cụ thể. Hình thức này khuyến khích và tạo động lực cho agency đạt được kết quả tốt nhất.
Rolling retainer - Hợp đồng linh hoạt: Hình thức này cho phép số giờ hoặc dịch vụ chưa sử dụng được chuyển sang giai đoạn tiếp theo, mang lại sự linh hoạt cho khối lượng công việc có nhiều thay đổi.
Full-service retainer - Hợp đồng trọn gói: Bao gồm tất cả các dịch vụ của agency, cung cấp giải pháp trọn gói cho mọi nhu cầu của khách hàng.
Ngược lại với Retainer, agency và client có thể hợp tác với nhau thông qua hình thức Project - các dự án ngắn hạn. Chính những dự án ngắn hạn này sẽ là tiền đề để client quyết định có nên gắn bó lâu dài với agency hay không. Mỗi một hình thức đều có những ưu và nhược điểm riêng, vậy client nên “kết thân” với ai để mang lại hiệu quả tốt nhất?
Client nên lựa chọn Retainer hay Project?
Trong bối cảnh client cắt giảm ngân sách quảng cáo, hình thức hợp tác ngắn hạn với agency thông qua project giúp client kiểm soát ngân sách chặt chẽ hơn. Không chỉ vậy, làm việc dưới hình thức project, client sẽ có cơ hội tiếp cận và làm việc với nhiều agency thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau mà không bị ràng buộc như hợp đồng retainer.
Mô hình hợp tác Project phù hợp nhất với các công ty có nhu cầu cụ thể với ngân sách nhỏ và mục tiêu kinh doanh ngắn hạn. Thông thường project chỉ là một phần trong bức tranh tổng thể của doanh nghiệp. Ví dụ: Chạy một chiến dịch quảng cáo trên Facebook, thiết kế bao bì, thiết kế website…
Thông qua Project, client có thể tận dụng tất cả nguồn lực của agency để có được đầu ra ưng ý nhất. Bên cạnh đó, làm việc dựa trên mô hình project cũng là một cách giúp client sàng lọc những agency có chuyên môn, năng lực để cân nhắc tiếp tục hợp tác trong tương lai, hoặc xa hơn là biến họ trở thành một đối tác retainer.
Hợp đồng project là tiền đề để client quyết định có nên gắn bó lâu dài với một agency hay không. Ảnh: Freepik
Thực tế, hình thức làm việc theo project cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro cho cả hai bên, đặc biệt là do thiếu hụt nguồn lực khi có yêu cầu đột xuất. Trong quá trình triển khai dự án, client có thể có thêm yêu cầu mới. Việc này khiến agency gặp khó khăn trong việc bố trí nhân sự phù hợp, dẫn đến tình trạng thiếu hụt nguồn lực. Tình trạng này có thể được agency “cấp cứu” bằng cách điều động thêm nhân sự hoặc giao việc cho freelancer. Tuy nhiên, những thay đổi đó có thể ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng dự án của client. Để tránh những rủi ro không đáng có, client nên phối hợp chặt chẽ với agency để lập kế hoạch chi tiết cho dự án, bao gồm dự trù nguồn lực cần thiết. Đồng thời thường xuyên giao tiếp với nhau để nắm rõ tiến độ dự án và cập nhật các yêu cầu mới.
Hợp đồng retainer tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài với client, vì vậy hình thức này sẽ phù hợp với các doanh nghiệp có tầm nhìn rõ ràng về tương lai, có đủ tiềm năng và cần sự phối hợp chặt chẽ, liên tục giữa agency và client.
Tại sao doanh nghiệp nên hợp tác với agency theo mô hình retainer?
Tiết kiệm chi phí hơn: Một trong những lợi thế tốt nhất của client khi làm việc theo mô hình retainer với agency là giúp tiết kiệm chi phí theo thời gian. Client có thể lên ngân sách cho các hoạt động marketing hiệu quả hơn và hạn chế việc tăng chi phí đột xuất bằng cách khóa mức chi phí cố định theo từng khoảng thời gian cụ thể.
Có thêm nhiều giá trị hơn: Hợp đồng dịch vụ dài hạn giúp client có được nhiều giá trị hơn cho mỗi đồng chi tiêu, bằng cách tận dụng các chương trình ưu đãi của agency cho các hợp đồng giá trị lớn. Đa số các agency thường có ưu đãi giảm giá cho yêu cầu của client nếu họ biết mình có thế có nguồn thu nhập đảm bảo từ khách hàng đó.
Ký kết hợp đồng retainer, client như có thêm một đội ngũ inhouse đắc lực. Ảnh: Accelo
Có thêm một đội ngũ chuyên môn đắc lực: Khi khách hàng quyết định ký kết hợp đồng với dài hạn với agency, những kế hoạch, dự án, công việc của khách hàng đều sẽ có trong to-do list mỗi ngày của team nhân sự phụ trách. Thông qua quá trình hợp tác lâu dài đó, mỗi nhân sự agency sẽ hiểu rõ hơn về mục tiêu, sản phẩm/dịch vụ của client để nhanh chóng triển khai công việc và trả sản phẩm một cách nhanh chóng, hiệu quả nhất.
Tiết kiệm thời gian: Việc thay đổi agency mỗi năm có thể gây tốn kém cho phía client khi phải mở các cuộc pitching mới, mất thêm thời gian để agency có thể nắm rõ định hướng, mục tiêu, sản phẩm/dịch vụ, cũng như cách làm việc của doanh nghiệp.
Ngoài ra, sự hợp tác giữa agency và client là mối quan hệ win-win và việc ký kết hợp đồng Retainer là bước khởi đầu cho mối quan hệ hợp tác lâu dài giữa hai bên. Để đảm bảo sự hợp tác hiệu quả và mang lại lợi ích cho cả hai bên, cần lưu ý những điểm sau:
Thảo luận cởi mở: Trao đổi kỹ lưỡng về mục tiêu, kỳ vọng của Client, mong muốn của Agency, và cách thức hợp tác để đạt được mục tiêu chung. Ngoài ra cần duy trì giao tiếp cởi mở, thường xuyên và minh bạch trong suốt quá trình hợp tác để đảm bảo sự đồng bộ và giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh.
Thống nhất phạm vi công việc: Xác định rõ ràng phạm vi công việc, lịch trình thực hiện, các mốc quan trọng và tiêu chí đánh giá hiệu quả
Tăng cường sự tin tưởng và minh bạch: Chia sẻ thông tin cởi mở, cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời về tình hình hoạt động, kết quả công việc và các vấn đề phát sinh. Thường xuyên trao đổi về tiến độ, cập nhật kết quả và thu thập phản hồi để điều chỉnh kế hoạch và tối ưu hóa hiệu quả công việc.
Kết
Mỗi một hình thức đều có những điểm mạnh và điểm hạn chế riêng, client cần xác định rõ mục tiêu đang tìm giải pháp cho một nhu cầu ngắn hạn, hay muốn cải thiện toàn diện các khía cạnh của công ty với cách tiếp cận sâu sắc hơn trong dài hạn? Nếu client đã rõ ràng về mục tiêu kinh doanh của mình, thì việc lựa chọn hình thức phù hợp sẽ dễ dàng hơn. Tuy nhiên, bất kể bạn lựa chọn phương thức nào, thì điều quan trọng nhất là phải tìm được agency phù hợp để hợp tác theo hình thức đó.
